✨ Fiche d'Aide à la Décision

FAD

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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

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Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

[INFORMATION MANQUANTE]

3.4. Documents et statistiques

## Documents et statistiques

**Processus : Traitement d'une livraison directe**
**3.4.

3.5. Volume des données

3.6. Écarts critiques et interfaces

**Gestion des certificats personnalisée**
Description : La gestion des certificats est faite manuellement et nécessite une attention particulière pour les pièces spécifiques. Recommandation : Intégrer un système de gestion des certificats personnalisé pour les pièces spécifiques. **Réception des pièces en 1 clic**
Description : Le processus de réception des pièces est complexe et nécessite des contrôles et des photos. Recommandation : Créer un processus de réception possible en 1 clic avec création d'un Warehouse receipt et possibilité de créer un contrôle qualité. **Gestion des petites commandes**
Description : Les petites commandes nécessitent une chaîne d'approbation avec un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. Recommandation : Mettre en place une chaîne d'approbation pour les petites commandes avec seuil et approbation par un groupe d'approbateurs. **Gestion des projets personnalisée**
Description : La gestion des projets est faite avec des Work-Packages, mais il n'y a pas de suivi des pièces reçues. Recommandation : Intégrer un système de gestion des projets personnalisé pour suivre les pièces reçues. **Catégorisation des fournisseurs**
Description : Il n'y a pas de catégorisation des fournisseurs, par exemple par spécialité. Recommandation : Créer un système de catégorisation des fournisseurs par spécialité pour améliorer la gestion du multi-sourcing.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

## Contexte et Hypothèses

Contexte et Hypothèses**
**Contexte :**
* Le processus de traitement d'une livraison directe est actuellement manuel et nécessite une révision du processus de réception.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

## Principales règles de gestion pour le processus : Traitement d'une livraison directe
2.

4.4. Documents et statistiques

## Documents et statistiques

**Processus : Traitement d‘une livraison directe**
**Documents à imprimer :**
* **Fiche article** : pour chaque article reçu, une fiche article doit être créée et mise à jour.

4.5. Volume des données

4.6. Écarts critiques et interfaces

**Réception des pièces améliorée**
Description : La réception des pièces est actuellement un processus à revoir avec des difficultés pour savoir où est le colis. Recommandation : Mettre en place un système de suivi des colis en temps réel pour faciliter la gestion des pièces reçues. **Gestion des certificats**
Description : Les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle, mais il n'y a pas nécessairement besoin de les avoir pour toutes les pièces. Recommandation : Développer une fonctionnalité de gestion des certificats pour les pièces qui en nécessitent, avec un système de notification pour les projets concernés. **Gestion des Work-Packages**
Description : La gestion des projets est actuellement limitée à des informations de planning, sans possibilité de gérer des Work-Packages avec dates, quantités et budget. Recommandation : Créer une fonctionnalité de gestion des Work-Packages pour les projets, avec un système de suivi des tâches et des ressources. **Gestion des anomalies**
Description : Il n'y a pas de système de détection des anomalies pour les pièces reçues, ce qui peut entraîner des erreurs de stockage ou de qualité. Recommandation : Développer une fonctionnalité de détection des anomalies pour les pièces reçues, avec un système de notification pour les projets concernés. **Gestion des documents d'entrée en stock**
Description : Il n'y a pas de document d'entrée en stock pour les pièces reçues, ce qui peut entraîner des difficultés pour le chef de projet de se rendre compte si les pièces sont reçues ou pas encore contrôlées. Recommandation : Créer un document d'entrée en stock pour les pièces reçues, avec un système de suivi des pièces et des informations de projet.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).